skip to Main Content
Apparatuur Van De Zaak? Ja, Mits Er Een ‘noodzaak’ Is!

Apparatuur van de zaak? Ja, mits er een ‘noodzaak’ is!

Je leest het vaak in personeelsadvertenties. ‘Behalve een goed salaris, een dertiende maand en een aandeel in uw pensioenvoorziening, bieden we u verder onder meer een auto, een laptop en een telefoon van de zaak’. Mooi meegenomen. Je mag er immers van uitgaan dat de apparatuur ook buiten de werkplek kan worden gebruikt.

Maar wat mag je als werkgever aan apparatuur ter beschikking stellen?
Zijn er beperkingen? En gelden er maximumbedragen? In het geval van mobiele communicatiemiddelen (apparatuur plus toebehoren) komt het ‘noodzakelijkheidscriterium’ om de hoek kijken. Spullen die je aan je werknemers ter beschikking stelt, zijn voor de Belastingdienst ‘gericht vrijgesteld’ als ze aan dit criterium voldoen.
Dit is al snel het geval als de werknemer de spullen nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen.

Wat onder ‘goed’ verstaan wordt, laat de Belastingdienst over aan het ‘redelijke oordeel’ van de werkgever. De fiscus vertrouwt erop dat je als ‘baas’ passend materiaal beschikbaar stelt en geen overbodige zaken of ‘gadgets’ die weliswaar leuk, maar niet strikt noodzakelijk zijn. Een laptop en een telefoon leveren voor de fiscus geen vragen op. Maar een laptop, een tablet én een telefoon (of twee) mogelijk wel. De bewijslast dat het ‘noodzakelijkheidscriterium’ niet opgaat, ligt overigens bij de fiscus. De werknemer mag de spullen gebruiken (doorgaans ook voor privédoeleinden), maar ze blijven wel eigendom van de zaak. Werknemers moeten de apparatuur teruggeven als ze die niet meer (strikt noodzakelijk) nodig hebben om hun werk te kunnen doen of als ze uit dienst treden.

De dienstlaptop- en telefoon kunnen ook worden overgenomen. De werknemer moet dan alsnog de restwaarde betalen.
Het privévoordeel dat de werknemer heeft (hij hoeft zelf geen dure aankopen te doen en kan ‘meeliften’ op het bedrijfsabonnement) hoeft door de werkgever niet als loon te worden aangemerkt. Wel kan hij zijn werknemers een eigen bijdrage vragen. Bijvoorbeeld als de werknemer in plaats van voor het ‘instapmodel’ te kiezen opteert voor een duurdere uitvoering van zijn noodzakelijke laptop of telefoon. De eigen bijdrage kan vervolgens worden verrekend met het nettoloon.

Hoe vaak een werknemer de apparatuur gebruikt voor zijn werk maakt de Belastingdienst in principe niets uit. Een
werknemer die zijn communicatieapparatuur mee naar huis neemt, moet daar natuurlijk wel zijn werk kunnen doen. Als werkgever mag je daarom een internetaansluiting vergoeden, zonder dat dit wordt beschouwd als loon. Maakt de aansluiting deel uit van een drie-in-één pakket dan kan de werknemer een deel van dit pakket als onkosten declareren.

Back To Top